Журнал по учету кабеля для склада

Учет и сохранность кабельной продукции

«Финансовая газета. Региональный выпуск», N 52, 2001

Региональный выпуск», N 40, 2001) Нормирование отпуска кабеля

На основании утвержденных директорами по направлению планов работ устанавливаются лимиты отпуска кабеля филиалам на производство работ по текущей эксплуатации, текущему ремонту и капитальному ремонту на следующий квартал по маркам кабеля.

На основании подготовленного отделом ГУ и утвержденного директором по направлению плана работ по капитальному строительству и особо сложным видам капитального ремонта, выполняемых ремонтным подразделением (или сторонними организациями), устанавливаются лимиты отпуска кабеля в разрезе марок по каждому филиалу.

Первый экземпляр направляется в ОМТС (далее на центральный склад ГУ), второй экземпляр — главным инженерам филиалов и ремонтному подразделению.

Установленные для каждого филиала лимиты отпуска кабеля (в метрах) не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, передаются в ОМТС и главным инженерам филиалов. ОМТС контролирует отпуск кабеля филиалу в течение квартала в пределах установленных лимитов.

Суммарный объем получаемого филиалом кабеля на квартал согласно полученным лимитам распределяется службами главных инженеров филиала между ЛКЦ (или аналогичными цехами и подразделениями) и проставляется в лимитно — заборных картах на отпуск кабеля в производство, подготовленных нормировщиками инженерной службы узла (ЛКЦ).

На основании установленных лимитов отпуска кабеля на филиал главные инженеры устанавливают лимиты отпуска кабеля в производство (в ЛКЦ) в разрезе марок и проставляют данные в лимитно — заборных картах.

Лимитно — заборные карты, выписанные отдельно на каждый ЛКЦ, передаются начальникам ЛКЦ и служат основанием для получения ими кабеля со склада филиала.

Отпуск кабеля для ликвидации аварий

Нормы аварийного запаса на центральном складе ГУ по всем типам и емкостям кабеля устанавливаются директором по направлению на следующий отчетный год. Поддержание аварийного запаса в соответствии с утвержденными нормами входит в компетенцию ОМТС.

Отпуск кабеля с центрального склада ГУ филиалам для ликвидации аварий производится на основании сигнальных требований — накладных на внутреннее перемещение, представленных в отделы ГУ в двух экземплярах узлом, на территории которого произошла авария. На основании указанного требования — накладной и данных компьютерной программы специалист отдела ГУ проверяет правильность расчета затребованного кабеля, оформляет разнарядку на его отпуск и передает требование и разнарядку в ОМТС. По этим документам материально ответственное лицо филиала получает кабельную продукцию на центральном складе ГУ. Первый экземпляр требования — накладной остается на центральном складе, второй экземпляр передается в бухгалтерию узла для отражения в бухгалтерском учете.

При выполнении внеплановых работ сигнальные требования — накладные на внутреннее перемещение кабеля следует оформлять аналогичным образом. В таком случае для подтверждения разрешения на отпуск кабеля следует получить визу директора по направлению.

Документооборот при осуществлении поставок кабеля и его распределении между подразделениями ОМТС

Счет на предоплату поступает к начальнику ОМТС и передается директору по направлению для утверждения. После утверждения директором по направлению расчетные документы передаются в планово — экономическое управление для утверждения оплаты, а затем в бухгалтерию для оплаты.

Счет — фактура, выставленный поставщиком, передается ответственным лицом ОМТС в бухгалтерию ГУ вместе с материальным отчетом и сопроводительными документами поставщика.

Для получения кабеля со склада поставщика представителю ОМТС бухгалтерией выдается доверенность, на основании которой представитель ОМТС получает кабель от поставщика, пересчитывая его при получении, и сопровождает кабель до центрального склада ГУ. В случае доставки кабеля поставщиком на центральный склад, кабель принимает кладовщик. Кладовщик центрального склада ГУ после пересчета полученного кабеля передает данные о фактической поставке в ОМТС. Ответственное лицо ОМТС сопоставляет полученные фактические данные с плановыми и данными сопроводительных документов (накладных). В случае выявления расхождений кладовщик (представитель склада) ставит об этом в известность начальника ОМТС (ответственное лицо ОМТС) при помощи служебной записки.

Приемка и оприходование кабеля и тары на центральном складе ГУ осуществляются заведующим складом (кладовщиком) путем составления приходных ордеров, выписываемых на основании расчетных и других сопроводительных документов. В случае несоответствия поступивших материалов по параметрам, указанным в документах поставщика, т.е. ассортименту, качеству или количеству, заведующий складом (кладовщик) составляет акт о приемке материалов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно — транспортных накладных) заведующий складом (кладовщик) обязан произвести регистрацию полученного кабеля в карточках складского учета (форма N М-17) в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки кабеля.

Отпуск кабеля на склады филиалов осуществляется по инициативе начальников филиалов. При отпуске кабеля с центрального склада ГУ на склады филиалов сотрудник ОМТС сверяет данные плана поставок на филиал и фактически требуемые представителем филиала объемы кабеля с учетом его ассортимента, а также контролирует процесс отпуска кабеля в пределах лимитов, установленных для филиала.

При получении кабеля представители филиалов расписываются в накладных на внутреннее перемещение материалов, оформляемых кладовщиком центрального склада ГУ. Одновременно заведующий центральным складом ГУ (кладовщик) производит записи в карточке складского учета о расходе кабеля.

При плановых поставках с центрального склада ГУ в адрес сторонних организаций ответственное лицо ОМТС заблаговременно на основе плана поставок выписывает накладные на отпуск материалов на сторону. За один день до дня отгрузки кабеля с центрального склада ГУ в адрес сторонних организаций накладные передаются на центральный склад ГУ.

В накладных на отпуск материалов на сторону заполняются все реквизиты, цена кабеля проставляется на основании плановых цен на соответствующую номенклатуру материалов, утвержденных планово — экономическим отделом ГУ. Плановая цена используется исключительно для накладных на отпуск материалов на сторону при производстве работ подрядчиком из материалов заказчика.

Склады филиалов и ремонтного подразделения

На складе филиала назначается ответственное лицо — представитель склада, формирующее запасы в соответствии с планом поставок и отслеживающее своевременность и комплектность поставок.

По прибытии на центральный склад ГУ представитель склада филиала предъявляет доверенность на получение кабеля, подписанную главным бухгалтером филиала, и расписывается в накладной на внутреннее перемещение материалов, выдаваемой кладовщиком центрального склада ГУ.

Кабель поступает на склад филиала, пересчитывается вторично кладовщиком и приходуется путем оформления приходного ордера. Кладовщик склада филиала учитывает с целью контроля и отслеживания движения поступивший и выбывший кабель в карточках складского учета материалов.

Начальники ЛКЦ владеют информацией о плановых поставках и прибывают на склад филиала для получения кабеля с лимитно — заборными картами. Кладовщик склада филиала при учете отпуска кабеля в адрес ЛКЦ использует лимитно — заборные карты, выписанные службой главного инженера филиала. Начальники ЛКЦ узлов подписывают лимитно — заборные карты, находящиеся на складе филиала на отпуск кабеля в производство, кладовщик склада филиала визирует лимитно — заборные карты ЛКЦ. Кладовщик склада филиала производит записи в карточках складского учета материалов об отпуске кабеля в ЛКЦ.

ЛКЦ узлов

Начальник ЛКЦ предъявляет лимитно — заборную карту на получение кабеля кладовщику склада филиала, который подписывает документ. Начальник ЛКЦ расписывается в получении кабеля на лимитно — заборной карте кладовщика. Начальники ЛКЦ ведут учет кабеля на основании лимитно — заборных карт.

Итоговые результаты, их получение и обработка Плановые отчеты

Для своевременного получения и обработки данных по учету кабеля устанавливаются две отчетные даты, которые являются ориентиром для заведующего центральным складом и складской службы филиала к сдаче отчетов в бухгалтерию.

Отчет кладовщика центрального склада или склада филиала, представляемый еженедельно в бухгалтерию, должен содержать:

накладные, акты приемки и другие документы, полученные от поставщиков при поставках на центральный склад ГУ с целью формирования информации о входящем потоке кабеля;

документы (накладные на внутреннее перемещение, требования — накладные) на отпуск кабеля в адрес филиалов (или лимитно — заборные карты на отпуск кабеля в адрес ЛКЦ), накладные на отпуск материалов на сторону при схеме поставок с центрального склада поставщикам напрямую.

Для формирования плана поставок на следующий квартал и своевременной подготовки лимитов отпуска кабеля необходимо получить информацию о движении и запасах кабеля до начала следующего квартала.

С учетом этого 15 числа последнего месяца текущего квартала в эксплуатационный отдел ГУ и в ОМТС должна поступить вся необходимая информация из бухгалтерий филиалов и бухгалтерии ГУ о движении кабеля за квартал на 15 число (включительно) последнего месяца текущего квартала. Документы от филиалов, не заверенные в установленном порядке главным бухгалтером и начальником филиала, не принимаются к рассмотрению.

Получив документы, сотрудники ГУ имеют возможность провести сравнительный анализ плановых и фактических показателей движения и остатков кабеля за пять дней, выполнить дополнительные корректировки к лимитам отпуска кабеля на филиалы в следующем отчетном периоде.

На складе филиала заблаговременно собираются копии лимитно — заборных карт ЛКЦ, подписанные начальниками ЛКЦ, и формируется пакет документов собственной складской службы. В стандартный пакет входят копии следующих документов:

материальных отчетов за текущий квартал;

накладных с центрального склада на приход кабеля;

лимитно — заборных карт на отпуск кабеля со склада филиала в адрес ЛКЦ или ремонтного подразделения;

карточек складского учета с информацией об остатках кабеля на дату запроса, позволяющих контролировать достоверность данных лимитно — заборных карт;

Используя полученную информацию, ответственное лицо ОМТС имеет возможность оценить оборот кабеля на центральном складе ГУ и на складах филиалов.

На основании полученных данных логистик ОМТС формирует карту движения и запасов кабеля, планирует остатки на следующий период.

По состоянию на 1 число месяца, являющегося началом нового отчетного периода (квартала), оригинальные лимитно — заборные карты прошедшего квартала от начальников ЛКЦ (аналогичных цехов) передаются в бухгалтерию филиалов.

Внеплановые отчеты

С целью повышения эффективности учета кабеля в течение квартала складская служба филиала и начальники ЛКЦ обязаны представлять в оперативном порядке информацию о движении и запасах кабеля по запросу ОМТС не позже 2 дней, следующих за днем фактического получения запроса. Запрос подписывается начальником ОМТС и высылается в адрес главных инженеров филиалов. Запрос в филиале регистрируется в журнале входящих документов с проставлением даты и времени получения. Запрос подписывает главный инженер филиала и передает его в складскую службу филиала.

Источник

Шесть способов создания и оформления кабельного журнала по ГОСТ

Виды кабельных журналов

Существует три формы кабельных журналов:

• Кабельный журнал для питающей сети в соответствии с ГОСТ 21.608-2014 по форме 6;
• Кабельнотрубный журнал в соответствии с ГОСТ 21.613-2014 по форме 6;
• Кабельный журнал для прокладки методом трасс в соответствии с ГОСТ 21.613-2014 по форме 7.

Обязательно ли заполнять кабельный журнал

В большинстве случае да, обязательно. Но есть некоторые тонкости (в зависимости от проектируемого раздела), позволяющие его не выполнять, их и рассмотрим.

В соответствии с п.6.5.2 ГОСТ 21.613-2014:

6.5.2 В кабельный журнал включают кабели, провода и трубы для тех электроприемников, для которых невозможно привести всю необходимую информацию о кабелях, проводах и трубах на принципиальных схемах питающей и распределительной сетей.

Таким образом, если можете разместить на однолинейных схемах всю необходимую информацию — можете кабельный журнал для раздела ЭМ не выполнять.

При проектировании внутреннего электрического освещения (марка ЭО), следует руководствоваться п.5.3.2 ГОСТ 21.608-2014:

5.3.2 Кабельный журнал для питающей и распределительной сетей допускается не выполнять, если все данные, содержащиеся в кабельном журнале, указаны на принципиальной схеме питающей и распределительной сетей.

Аналогичные требования предъявляются при проектировании наружного освещения (марка ЭН) в п.5.3.2 ГОСТ 21.607-2014. Формулировка полностью совпадает, форма 4 кабельного журнала идентична форме 6 по ГОСТ 21.608-2014.

Получается, во-многом похоже на раздел ЭМ, но с одним существенным различием: в разделах ЭО и ЭН кабельный журнал нужно выполнять только для питающей и распределительной сетей, для групповых сетей — не нужно. При этом сохраняются те же условия его невыполнения.

На практике, монтажникам гораздо проще при затяжке кабелей пользоваться именно кабельным журналом, а не кучей листов однолинейных схем или большими листами, на которых выполнена схема ГРЩ (ВРУ). Поэтому я советую для питающей и распределительной сети кабельный журнал всё-таки делать вне зависимости от того, указана вся необходимая информация на однолинейных схемах или нет.

Способы создания кабельных журналов в Word, Excel и AutoCAD

Я опишу лишь классические способы создания, опустив специализированные программы и BIM-моделирование. Выполняют и оформляют кабельные журналы в Word, Excel и AutoCAD. Либо совместно в двух из этих программ.

Кабельный журнал по ГОСТ 21.608 форма 6

Кабельный журнал по ГОСТ 21.613 форма 6

Кабельный журнал по ГОСТ 21.613 форма 7

1. Составление кабельного журнала в Excel или Word и печать на бланках

Это самый древний способ, появившийся во время перехода с ручного черчения на компьютеры. Кабельный журнал составляли в Excel, т.к. для человека, чертившего раньше всё вручную Excel — это просто готовая таблица. В AutoCAD при помощи линий и текста чертили рамку и основную надпись (первый лист и последующие). После этого распечатывали бланки: один первый лист и нужное количество последующих. Затем вставляли эти распечатанные бланки обратно в принтер и на них печатали кабельный журнал.

Таким же образом действовали с пояснительной запиской или при оформлении кабельного журнала в Word. Вот такой ручной фотошоп
Стоит отметить, что такой способ выполнения кабельных журналов на данный момент встречается очень редко.

2. Составление и оформление кабельного журнала в Excel

Были люди, которых упражнения с принтерами и составление коллажей не устраивало. Они пошли дальше и сделали сразу рамку и основную надпись в Excel.

Кабельный журнал в Excel. Первый лист

Отдельно первый лист, отдельной последующие листы. Неудобство такого способа в том, что таблица разорвана, а значит применение функций Excel вызывает определённые затруднения, а фильтрация вообще невозможна. Я уже боюсь рассматривать случай, когда нужно вставить одну или несколько строк в середину одного из уже заполненных листов. Приходится перемещать «лишние» строки ниже вставляемых на следующий лист, а там опять на следующий. и так до конца кабельного журнала. Задача из серии «чем занять себя на несколько часов».

Кабельный журнал в Excel. Последующие листы

Данный способ до сих пор встречается, а на скриншотах довольно свежий пример с одного из интернет-форумов для проектировщиков. По какому ГОСТ выполнен этот журнал, понять сложно. По всей видимости, человек сам придумал эту форму.

3. Составление и оформление кабельного журнала в Word

Третьим способом является составление и оформление кабельного журнала в Word. Работать с таблицами в Word не так удобно, как в Excel, но оформление сделать гораздо проще. Правда, для того, чтобы было удобно работать нужно знать и уметь применять инструмент «Колонтитулы», иначе оформление будет «съезжать».

Кабельный журнал в Word

4. Составление и оформление кабельного журнала в AutoCAD

На самом деле данный способ следует разделить на два: до появления таблиц в AutoCAD и после появления таблиц. До появления таблиц данный метод был еще менее удобен, чем в Word, т.к. таблица представляла собой набор линий и текста. А дальше всё зависело от мастерства и способа выполнения чертежей проектировщиком:

1. Черчение и оформление в пространстве Модели;
2. Черчение и оформление в пространстве Листа;
3. Черчение в пространстве Модели и оформление в пространстве Листа (один чертёж — один лист);
4. п.2 или п.3, но все чертежи оформлены в одном листе.

Наиболее удобный способ — №3, т.к. позволял делать непрерывную таблицу в пространстве Модели, а затем «нарезать» её на листы при помощи видовых экранов.

С появление в AutoCAD элемента «Таблица» возня с линиями и текстами ушла, а в остальном, всё по-прежнему зависит от способа выполнения чертежей.

Я, правда, на одном из форумов видел упоминание еще об одном способе. Проектировщик строчку кабельного журнала делал блоком с атрибутами. А дальше набирал из таких блоков кабельный журнал. Данный способ он изобрёл, т.к. «менять строки местами в данном случае гораздо быстрее». В этой части сложно с ним не согласиться, но преимущества таблиц он потерял.

5. Составление кабельного журнала в Excel и оформление в Word

Данный способ совмещает в себе удобство заполнения кабельного журнала в Excel и удобство оформления в Word. В Excel заполняется кабельный журнал и вставляется в Word, в котором рамка и основная надпись (штамп) выполнены в колонтитулах. Далее настраивается ширина столбцов и кабельный журнал готов к печати.

Казалось бы, недостатком такого способа является необходимость каждый раз сначала удалять старую таблицу, а потом вставлять и настраивать новую. Но это не совсем так. Word позволяет связать таблицу Word и таблицу Excel. Таким образом, при обновлении данных в Excel, таблица в Word также обновится.

Я пользовался данным способом до появления таблиц в AutoCAD.

6. Составление кабельного журнала в Excel и оформление в AutoCAD

С появлением в AutoCAD элемента «Таблица» и возможность его связи с таблицами Excel, этот способ является лучшим из перечисленных.

Во-первых, заполнение таблицы кабельного журнала в Excel кроме удобства даёт дополнительные преимущества (см. Хитрости при создании кабельного журнала в Excel).

Во-вторых, данные из Excel автоматически обновляются в AutoCAD (см. Как вставить таблицу Excel в AutoCAD и настроить связь данных).

В-третьих, таблица AutoCAD имеет способность автоматически «разделяться» на несколько фрагментов, что даёт возможность быстрого и простого оформления кабельного журнала отдельными листами (как по методу таблица в пространстве Модели, листы — в пространстве Листа, так и по методу таблица и оформление в пространстве Модели). Интервал между фрагментами, а также высота фрагментов устанавливаются в свойствах таблицы.

В-четвёртых, при оформлении кабельного журнала в пространстве Листа, кабельный журнал может быть включён в подшивку листов (что даёт дополнительные преимущества) и может быть легко и быстро распечатан при помощи команды Публикация (Publish).

Кабельный журнал в AutoCAD

Образец заполнения кабельного журнала

Требования по заполнению кабельного и кабельнотрубного журнала изложены в п.6.5.4 и п.6.5.6 ГОСТ 21.613-2014. Они призваны повысить удобство пользования им в дальнейшем.

6.5.4 . В графе «Участок трассы кабеля» указывают обозначения участков трассы по плану прокладки электрических сетей.

6.5.6 Силовые и контрольные кабели в кабельном журнале группируют, как правило, по приводом, роду тока, напряжению и т.п. и записывают в порядке возрастания номеров или буквенных кодов. При подходе кабелей к щитам управления в графах «Начало» и «Конец» указывают обозначение щита управления и номер панели, к которой подходит кабель. Длину кабелей, проводов, труб в графах «Длина» в кабельном и кабельнотрубном журналах записывают с учетом надбавки на изгибы, повороты и отходы.

В стандартах для проектирования разделов ЭО и ЭН какие-либо указания отсутствуют, поэтому при заполнении кабельных журналов по этим разделам следует руководствоваться требованиям для раздела ЭМ.

Кабельный журнал по ГОСТ 21.608 форма 6. Пример заполнения

Кабельнотрубный журнал по ГОСТ 21.613 форма 6. Пример заполнения

Кабельнотрубный журнал по ГОСТ 21.613 форма 7. Пример заполнения

Хитрости при создании кабельного журнала в Excel

Как я уже писал выше, кабельный журнал удобнее всего заполнять в Excel. Это даёт ряд преимуществ и, при применении определённых хитростей, избавляет от рутинной работы и существенно экономит время. Рассмотрим заполнение кабельного журнала для прокладки методом трасс (форма 7 по ГОСТ 21.613-2014 ).

Возьмём пустой бланк кабельного журнала (шаблон можно скачать, нажав на кнопку в конце статьи) и сделаем его немного умнее.

1. Добавляем вспомогательные столбики

Для этого выделяем столбик «Кол., число и сечение жил», нажимаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем «Вставить».

Вставка дополнительных столбцов

Слева добавится столбик. Далее аналогично добавляем еще два столбика. Меняем их названия на «Количество», «число жил» и «сечение жилы».

Вспомогательные столбики для кабеля

2. Делаем вспомогательные столбики скрытыми

Вспомогательные столбики нам помогут, но на печать их выводить не нужно, поэтому будем делать их скрытыми. Для этого переключаемся на вкладку «Данные». Выделяем наши столбики F, G, H и нажимаем на ленте кнопку «Группировать».

Группировка и скрытие дополнительных столбиков

Над таблицей появится кнопка группировки и столбики можно скрыть или отобразить одним щелчком мышки.

Группировка и скрытие дополнительных столбиков

3. Добавляем вспомогательные столбики для длины кабеля

Аналогичным образом добавляем три вспомогательных столбика для длины кабеля и группируем их:

Дополнительные столбики для марки и длины кабеля

Меняем их названия на «чертеж», «запас» и «раскл».

4. Добавляем «умную» формулу в столбик «Кол., число и сечение жил»

А теперь делаем первое из того, ради чего мы создавали вспомогательные столбики.
Количество, число жил и сечение жилы удобнее заполнять и корректировать по отдельности, чем в одной ячейке. Сделаем так, чтобы мы заполняли только цифры во вспомогательных столбиках, а Excel сам и собирал вместе, добавлял скобки и крестики.
Для этого в ячейки столбика «Кол., число и сечение жил» добавляем такую формулу: =СЦЕПИТЬ(F4;»х(«;G4;»х»;H4;»)»). Эта формула сделает то, что нам надо. Растягиваем формулу на оставшиеся ячейки в этом столбике.

5. Добавляем формулу суммы в столбик «Длина, м»

Теперь займёмся вторыми вспомогательными столбиками. В столбик «Длина, м» добавляем формулу суммы: =СУММ(J4:L4).
Подробнее по столбикам:

• чертеж — измеренная длина кабеля по чертежу;
• запас — запас кабеля. Можно оставить пустым, можно взять в метрах, можно в процентах от измеренной длины кабеля по чертежу (можно вставить формулу, чтобы не считать вручную);
• раскл — длина кабеля на расключение кабеля в щитах.

Такое разделение облегчает подсчет кабеля. Измерил — записал, а всё остальное посчитает Excel. В-принципе, таких вспомогательных столбиков может быть больше. Всё определяется вашими потребностями.

6. Добавляем фильтр

Сделаем нашу таблицу еще умнее. Добавим фильтрацию столбиков. Для этого выделяем строку с нижним рядом заголовков и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр». На каждом столбике появится квадратная кнопка с треугольником — кнопка фильтра.

Добавление фильтра для столбцов

7. Используем фильтр

Вспомогательные столбики и фильтр дают большие возможности. Можно отфильтровать таблицу по одному или нескольким столбикам. Для этого нужно нажать на кнопку фильтра и настроить его в появившемся окне:

Пример фильтрация столбиков по марке кабеля

• Можно отфильтровать по столбику «Начало» и получим список кабелей, отходящих от какого-то одного или нескольких щитов;
• Можно отфильтровать по столбикам «Марка», «число жил», «сечение» и получить список всех кабелей определённой марки.
  Выделив все ячейки в столбике «Длина, м», в правом нижнем углу окна Excel покажет количество и суммарную длину кабелей:

Пример фильтрации по нескольким столбцам (на этих столбиках значок фильтра)

Excel автоматически показывает результаты по выделенным ячейкам

Вот так, с помощью простых несложных действий можно существенно упростить себе работу.

Источник