- Выдача денег подотчетным лицам проводка
- 71 счет бухгалтерского учета
- Зачем нужен 71 счет
- Что такое подотчетные средства
- Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
- Как ведут аналитический учет по счету 71
- С какими счетами корреспондирует счет 71
- Основные проводки с 71 счетом
- Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки
- Законодательная база
- Способы выдачи наличных
- Правильно отчитаться по расходам
- Окончательные расчеты
- Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете
Выдача денег подотчетным лицам проводка
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Операции по дебету счета
Выданы из кассы денежные средства в подотчет
расходный кассовый ордер (ф. N КО-2)
Выданы подотчетным лицам денежные документы (почтовые марки, билеты и др.)
ведомость на выдачу денежных документов и т.п.
Перечислены авансы подотчетным лицам, находящимся за пределами организации
Выданы в подотчет чековые книжки
ведомость выдачи чековых книжек
Получены в подотчет работниками обособленного подразделения центральной кассы головной организации по доверенности денежные средства и денежные документы (в бухгалтерии обособленного подразделения). Одновременно в бухгалтерии головной организации: дебет счета 79, кредит счета 50
копия расходного кассового ордера, авизо
Получены в подотчет работником головной организации в операционных кассах обособленных подразделений наличных и денежных документов (в центральной бухгалтерии). Одновременно в обособленном подразделении: дебет счета 79, кредит счета 50
копии расходных кассовых ордеров, авизо
Получены в подотчет лимитированные чековые книжки представителями обособленных подразделений (в центральной бухгалтерии)
ведомость выдачи чековых книжек
Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с их переходом из одного обособленного подразделения в другое
Зачислена в подотчет продавцам полученная выручка за проданную продукцию на продовольственном рынке (торговля с машин, лотков и т.п.) (при использовании в расчетах с материально ответственными лицами счета 71)
товарный отчет продавца и др. уполномоченных лиц
Отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте
Операции по кредиту счета
Списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) (без использования счета 15):
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
— оборудования к установке
— внеоборотных активов (машин, оборудования, взрослых животных, нематериальных активов и т.п.)
— животных для выращивания и откорма, служебных собак
Списана задолженность с подотчетных лиц при принятии к учету материальных ценностей (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) с применением счета 15
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным активам и оплаченным расходам подотчетными лицами
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Списаны подотчетные суммы по расходам, относимым к обычной деятельности организации:
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
— основному и вспомогательному производству
— на общепроизводственные и общехозяйственные нужды
— по исправлению допущенного брака
— расходы обслуживающих производств
— расходы коммерческого характера (реклама, содержание торговых точек, ларьков, магазинов и т.п.)
— расходы, относящиеся к отгрузке продукции и товаров, выручка от продажи которых не может быть признана в момент отгрузки (например, экспортные операции)
— работы, относимые к расходам будущих периодов
Списана задолженность подотчетных лиц по принятым к учету товарам
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Возвращены подотчетные суммы в кассу
приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)
Возвращены денежные документы
ведомости оприходования денежных документов
Сдана выручка в кассу за реализованную продукцию на продовольственном рынке
приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)
Возвращены подотчетные суммы в безналичном порядке
Сдана выручка, полученная от продажи продукции на продовольственном рынке инкассаторам банков; переведена выручка через почту и т.п.
квитанции инкассации и почтовых отделений
Оплачена через подотчетных лиц задолженность поставщикам
квитанции к приходному кассовому ордеру
Удержаны подотчетные суммы из оплаты труда работника
расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49), расчетная ведомость (ф. N Т-51)
Отнесена на расчеты с персоналом задолженность по подотчетным суммам (незаконные расходы из выручки, недостачи выручки от продажи на продовольственном рынке; расходы по предъявленным оправдательным документам и т.п.)
приказ руководителя, утвержденные авансовые отчеты
Возвращены чековые книжки
ведомость оприходования чековых книжек
Оплачены услуги прочих кредиторов за счет подотчетных сумм
корешок квитанции приходного кассового ордера, авансовый отчет (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Списана с заведующего столовой сельхозорганизации стоимость блюд, отпущенных по талонам
отчеты материально ответственных лиц столовой с приложением документов
Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с переводом их из одного обособленного подразделения в другое
приказ о переводе работников
Списана на финансовые результаты задолженность по подотчетным суммам, нереальным для взыскания
акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17), приказ руководителя
Оплачены за счет подотчетных сумм расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (кроме продукции, товаров и животных)
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Начислены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте
Отражаются не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы
Оплачены через подотчетных лиц расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Источник
71 счет бухгалтерского учета
Зачем нужен 71 счет
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Как ведут аналитический учет по счету 71
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
С какими счетами корреспондирует счет 71
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
| Счет 71 корреспондирует по дебету с | Счет 71 корреспондирует по кредиту с |
|---|---|
|
|
Основные проводки с 71 счетом
В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 71 | 50 / 51 / 52 / 55 | |
| 60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
| 19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
| 70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
| 94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Источник
Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки
Последовательность расчетов с подотчетным лицом:
- Оформить распоряжение о выдаче денежных средств.
- Выдать деньги.
- Получить авансовый отчет.
- Вернуть неизрасходованные средства.
Документальное оформление таких взаиморасчетов и порядок отражения их в учете периодически претерпевают изменения.
Законодательная база
При выдаче денег под отчет необходимо руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами:
1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:
- суммы, которую надо выдать;
- срока, на который выдаются деньги;
- даты подписания заявления;
- визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.
2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 порядка): подписывает РКО главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.
Под какие нужды допускается выдача подотчетных сумм работникам? Что относится к расчетам с подотчетными лицами? Это командировочные расходы, представительские расходы, приобретение товаров, работ, услуг в интересах работодателя.
Способы выдачи наличных
Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — расчеты с подотчетными лицами по безналичному расчету на банковскую карту.
Такая возможность выдачи наличных обязательно должна предусматриваться приказом предприятия.
Для таких целей допустимо использовать корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.
В этом случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).
Правильно отчитаться по расходам
Материал по теме Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого устанавливается руководителем работодателя. До вступления в силу изменений в п. 6.3 указания 3210-У (введены 30.11.2020 указанием ЦБ № 5587-У) срок сдачи авансового отчета строго ограничивался тремя рабочими днями после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу.
АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы. Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.
Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).
Организация вправе принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетниками (приказ руководителя, положение о расчетах с работниками по подотчетным суммам). В нем компания описывает:
- круг лиц, получающих денежные средства в подотчет;
- сроки выдачи, возврата подотчета, сдачи авансового отчета, его утверждения;
- применяемые документы для расчета с подотчетными лицами, порядок их хранения.
Окончательные расчеты
Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.
Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».
Материал по теме Учет расчетов с подотчетными лицами Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:
- в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
- в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
- в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.
Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Эта запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, оформите пояснительную записку к платежу.
Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете
При отражении в учете операций по выдаче денег под отчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:
Источник
