Удержание за неотработанные дни отпуска по календарным дням проводка

Удержание за отпуск при увольнении

Предположим, сотрудник на дату увольнения использовал больше дней отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году. Мы расскажем об удержании отпускных за эти дни из выплат сотруднику при увольнении.

Неотработанные дни отпуска

Как вы знаете, по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя сотрудник вправе получить отпуск за первый год работы. Но по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении.

По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.

Приказ об удержании за неотработанный отпуск

Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать:

• фамилию и инициалы сотрудника;
• должность сотрудника;
• количество неотработанных дней отпуска;
• сумму удержания;
• источник удержания (вид выплаты при увольнении).

Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением по до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из денежные средства за неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере ».

Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника с текстом приказа.

Удержание НДФЛ при увольнении

В Налоговом кодексе нет специального правила для определения налоговой базы по НДФЛ, если ранее начисленные отпускные, с которых уже уплачен налог, впоследствии удерживаются из выплат при увольнении. Поэтому есть разные мнения о том, как действовать работодателю (налоговому агенту по НДФЛ). Он может:

• уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Тогда у него образуется переплата по НДФЛ;
• не уменьшать налоговую базу по НДФЛ, так как удержания производятся из сумм, выплачиваемых за вычетом НДФЛ.

В обычной ситуации, когда выплаты превышают сумму удержания, работодателю проще не отражать задолженность перед сотрудником по возврату НДФЛ, а сразу рассчитать налог от суммы выплат с учетом удержания.

Страховые взносы при увольнении

При увольнении сотрудника страховыми взносами облагаются выплаты при увольнении за вычетом удержания за неотработанные дни отпуска. Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.

Проводки по удержанию при увольнении

В связи с возникновением у сотрудников права на оплачиваемый отпуск у организации-работодателя возникают оценочные обязательства. Величина оценочных обязательств – это примерная сумма, которую сотрудники вправе потребовать у организации по состоянию на отчетную дату, если они решат уйти в отпуск или уволиться. Эта сумма включает страховые взносы. Порядок расчета оценочного обязательства по отпускам организации разрабатывают самостоятельно и закрепляют в «бухгалтерской» учетной политике. Для отражения оценочного обязательства используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

На отчетную дату бухгалтер делает проводку:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 96 – признано оценочное обязательство по оплате отпусков.

Если в налоговом учете резерв на оплату отпусков не формируется, то отпускные включаются в расходы в бухгалтерском учете раньше, чем в налоговом. Но суммы расходов равны. Поэтому разницы по ПБУ 18/02 являются временными и приводят к формированию отложенных налоговых активов и обязательств. В данной статье они не рассматриваются.

По мере начисления и выплаты отпускных возникнут проводки:

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70 – начислены отпускные;

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 69 (по субсчетам) – начислены страховые взносы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 – выплачены отпускные.

Возьмем для примера типичную ситуацию – удержание за неотработанные дни отпуска из зарплаты, если отпуск авансом предоставили сотруднику в календарном году увольнения. Поскольку удержание производится из выплат, начисленных в том же году, оно отражается сторнировочными проводками.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

• определение числа неотработанных дней отпуска;
• уточнение сведений о среднем дневном заработке;
• расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КД_но и КД_ио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КД_о — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑О_нд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КД_но) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

КД₀ и КД₁ — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ₀ и СЗ₁ — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Что делать, если работник решил уволиться по собственному желанию во время очередного отпуска? Как произвести расчет при увольнении? Можно ли удержать выплаченные отпускные? Ответы на эти и другие вопросы подробно рассматривают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите Готовое решение.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑О_нд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

• попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
• обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
• простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.

Итоги

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.

Источник