Ручная проводка не закрывается

Ручные проводки — почему 8-ка их «не любит»?

Проводки — это основа бухгалтерского учета и единственный способ отражения движений по счетам. Казалось бы, что плохого в том, чтобы ввести несколько проводок в программу вручную и распечатать обычную бухгалтерскую справку? Для многих людей это значительно удобнее и понятнее, чем искать в незнакомой программе специальный документ, думать, как его правильно заполнить и пытаться понять, почему он не сразу проводится. А еще ручными проводками бывает очень удобно закрывать авансы по 60 и 62 счетам, которые почему-то не всегда автоматически зачитываются программой. Но все-таки большинство программистов, сопровождающих 1С:Предприятие 8, постоянно твердят о том, что пользоваться ручными проводками нужно как можно реже. В чем же причина такого запрета?

Специфика программ 1С восьмой версии такова, что данные о введенных операциях хранятся не только на привычных нам счетах учета, но и в специальных регистрах, которые нужны программе для корректной работы. Такое дублирование данных необходимо, потому что информации, которая хранится на счетах, в некоторых случаях недостаточно для формирования отчетов. Например, когда мы сдаем отчетность по форме 2-НДФЛ, необходимо указать суммы налога, начисленные для каждого человека. Однако, на 68 счете этой информации нет, там есть лишь сумма, начисленная по организации в целом. Конечно, этот налог можно посчитать, основываясь на данных о заработной плате сотрудников, но при этом нельзя забывать, что помимо зарплаты для расчета необходимы данные о личных и имущественных вычетах и доходах на предыдущих местах работы. И если программа будет при формировании справки 2-НДФЛ перебирать и пересчитывать все эти данные по каждому сотруднику за целый год, то заполнение справки может затянуться надолго, особенно, если сотрудников достаточно много. Именно поэтому при ежемесячном расчете зарплаты данные об исчисленном НДФЛ записываются в специальный регистр с детализацией по сотрудникам. В этом случае они все хранятся в одном месте и программа может легко их получить при формировании отчета, а также при ежемесячном расчете этого налога (ведь НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года и данные предыдущих периодов, необходимые для расчета, тоже берутся из регистров).

А теперь представьте, что произойдет, например, если бухгалтер обнаружил ошибку в расчете НДФЛ по одному из сотрудников и решил подкорректировать данные по 68 и 70 счетам ручной проводкой (бухгалтерской справкой)? Конечно, данные по 68 счету изменятся и сумма станет правильной, но вот те цифры, которые хранятся в регистрах, останутся прежними. Когда программа будет рассчитывать НДФЛ за следующий месяц, корректировку счетов, внесенную бухгалтером, она просто «не увидит» и начислит НДФЛ без её учета. Точно также будут формироваться справки 2-НДФЛ. Таким образом получается, что после такой ручной корректировки, в отчет будут попадать неверные данные.

Точно такая же ситуация складывается с НДС и данными, необходимыми для формирования книги учета доходов и расходов при применении УСН. Вся информация о базе для исчисления этих налогов хранится в специальных регистрах, поэтому любые ручные проводки по счетам учета НДС (19, 68.02, 90.03, 76.АВ, 76.ВА) никогда не попадут в книгу покупок и книгу продаж, а также в декларацию. Вы только получите расхождения в данных декларации и бухгалтерских счетов, которые будут накапливаться как снежный ком, и со временем все разделы декларации придется заполнять вручную, т.к. программа будет подставлять неверные цифры.

Кроме того, крайне нежелательно делать какие-либо ручные проводки по счетам взаиморасчетов с контрагентами (60, 62, 76). Для таких операций существует целый ряд документов, в том числе документ «Корректировка долга», которые позволяет перенести задолженность или провести взаимозачет.

В тех ситуациях, когда внести какие-то ручные корректировки всё-таки необходимо, изменения вносятся не только в данные бухгалтерских счетов, но и в специальные регистры. Однако, помочь в такой ситуации должен квалифицированный программист, который понимает, какие регистры нужно править и какие записи в них вносить.

Однако, есть и хорошая новость. По некоторым счетам всё-таки разрешается делать ручные операции без каких-либо последствий. Вручную можно и нужно начислять любые налоги (за исключением НДС), проводить операции по счетам 58, 66, 67, 75, 79, 80 и некоторым другим. Их состав зависит от конфигурации, в которой Вы работаете. Например, пользователи конфигурации Бухгалтерия предприятия могут в некоторых случаях делать ручные проводки по счетам 10 и 41 (перемещение товаров и материалов), 50 и 51 (в том случае, если НЕ применяется УСН), в то время, как пользователям конфигураций Комплексная автоматизация и Управление производственным предприятием делать такие проводки не рекомендуется. Но в любом случае нужно помнить, что если для создания необходимой Вам проводки в программе предусмотрен специальный документ, то лучший вариант — воспользоваться именно им.

Если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке .

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник

Как закрываются счета в конце месяца: как происходит закрытие проводок в бухгалтерском учете

Стандартной для каждого бухгалтера операцией, повторяющейся ежемесячно, является подведение финансовых результатов за прошедший период. Однако в процессе сведения доходов и расходов нередко возникают сложности, обуславливаемые как спецификой программного продукта 1С, так и отсутствием навыков, позволяющих как избежать технических ошибок, так и устранить их при выявлении. На первый взгляд, алгоритм кажется простым и понятным, но для того, чтобы реализовать его качественно и эффективно, необходимо четко понимать, как закрываются счета в конце месяца. Давайте разберем на наглядных примерах, как именно происходит этот процесс, какие есть нюансы, и что необходимо учитывать при выполнении стандартных операций.

Общее представление, для чего это нужно

С технической точки зрения, закрытие представляет собой определенный алгоритм, реализуемый пользователем при помощи инструментов программы. Целью выступает сведение затрат и доходов, а полученный результат используется для оценки эффективности работы организации в отчетном временном интервале. На протяжении месяца бухгалтер использует 1С для фиксации отдельных событий, связанных с ведением административно-хозяйственной и коммерческой деятельности, тогда как в конце периода требуется сформировать перечень расчетных записей, отражаемых в учетных регистрах:

Амортизационные начисления по основным средствам и нематериальным активам.

Компенсация издержек на приобретение спецодежды и оснастки.

Списание предстоящих и распределение косвенных расходов.

Расчет и изменение фактической себестоимости производимых товаров или услуг.

Подведение финансовых результатов, а также иные операции.

Какие счета закрываются в бухгалтерском учете при закрытии в конце месяца, и как именно? В первую очередь важно учитывать, что в случае с каждым отдельно взятым предприятием список формируется в индивидуальном порядке. Так, для организаций, не использующих упрощенную систему налогообложения, отсутствует необходимость реализации стандартного регламента, определяющего порядок расчета расходов, соответствующих целям УСН. Если не ведется розничная продажа продукции — нет резона проводить калькуляцию торговой наценки.

Согласно общепринятой практике, перечень операций определяется исходя из таких факторов, как:

Настройки учетных параметров, применяемые юридическим лицом.

Особенности политики учета, актуальные для отчетного отрезка.

Совокупность сведений, внесенных в программу до начала процедуры.

Говоря о том, для чего нужно закрытие месяца в торговле, и на что обратить внимание, готовя проводки, следует отметить, что специалисты рекомендуют придерживаться стандартного алгоритма перед заполнением каждого значимого отчета. Неважно, подаются ли данные по взносам страхования, налогам на доходы физических лиц, или декларация УСН — «подбивая» период, бухгалтер получает возможность выявить ключевые ошибки, способные исказить показатели.

Основные этапы

Алгоритм подведения итогов предусматривает следующие стадии:

Подсчет затрат и списание их на себестоимость.

Проведение реализационных позиций и определение финансового результата;

Проводка доходных и расходных статей с последующим расчетом налоговой базы.

Указанные действия реализуются последовательно и позволяют охватить весь перечень операций, выполненных организацией на отчетном временном отрезке.

Шаг 1. Выявление ежемесячных расходов

Определяя, какие затратные счета должны закрываться в конце месяца, при закрытии периода следует учитывать все активные категории, так или иначе связанные с деятельностью предприятия. Как правило, в список включаются основные и вспомогательные производственные траты, общехозяйственные издержки, выплата заработной платы сотрудникам, оплата поставок, необходимых для поддержания переходящего остатка и т. д.

В качестве наглядного примера учета можно привести следующий порядок отражения операций. Так, показатели деятельности ООО «ФКСМ» за декабрь 2020 составили:

амортизационные начисления — 125 000 рублей;

заработная плата персоналу — 930 тысяч;

выплаты руководящему составу — 330 000 руб.;

расходы на оплату электроэнергии — 35 000 без НДС;

реализация продукции — 1,062 млн рублей, включая налог в 162 000.

Соответственно, для закрытия счетов бухгалтерского учета в конце месяца вручную оформляются проводки следующего вида:

Д	К	Описание	Сумма, тыс. руб.	Документ
20	02	Амортизация	125	Бухгалтерская справка
20	70	Зарплата	930
26	70	Выплаты руководству	330
20	60	Оплата поставщику электричества	35	Накладная

При отражении выручки структура выглядит так:

Д	К	Операция	Сум., т. р.	Документ
62	90.1	Выручка	1062	Накладная, акт реализации
90	68	Налог на добавленную стоимость	162	Счет-фактура
90.2	41	Себестоимость продукции	350	Накладная

Шаг 2. Определение производственных издержек

В данном случае допускается использование одного из двух методов:

Классическое списание затрат — предусматривает опциональное применение дебита и кредита 40 по учетным ценам.

Директ-костинг исключает общехозяйственные издержки из итоговой структуры, списывая их на выручку организации.

Выбор методики зависит от самостоятельного решения предприятия, и закрепляется в базовых правилах.

Рассмотрим, как закрывать счета себестоимости в бухгалтерском учете, исходя из данных приведенного ранее примера. В рамках традиционного способа, проводки, отражающие закрытие затратных статей путем фактического их списания на прямые расходы, выглядят следующим образом:

Д	К	Операция	Сум., тыс. руб.	Документ
20	26	Производственные затраты	330	Б/с
90.2	20	Закрытие на себестоимость (330+125+930+35)	1420

При списании через директ-костинг:

Д	К	Затраты	Сумма, т. р.	Документ
90.8	26	Общехозяйственные	330	Б/с
90.2	20	Производственные (125+930+35)	1090

Закрытие 90 счета:

Д	К	Описание	Сум., тыс. руб.	Документ
90.9	90.2	Расходы (1420+1090+350+162)	3022	Б/с
90.1	90.9	Поступления	1 062

Шаг 3. Определение финансового результата

Итоговая оценка в отчетном периоде предусматривает сопоставление значений оборота по продажному и доходно-расходному счетам (90 и 91 соответственно), а также последующий перенос остатка на Прибыли и убытки (сч. 99).

Результирующий показатель формируется на основе:

Итогов основной и сопутствующей деятельности.

Затрат, связанных с чрезвычайными ситуациями.

Активно-пассивная специфика статьи обуславливает тот факт, что она корреспондирует сразу с несколькими счетами:

90 — при определении базового финансового результата;

91 — для формирования итогов по прочей активности;

68 — при начислении налога на прибыль.

В случае с отчетностью по затратам ЧС осуществляется сопоставление с учетными разделами, применяемыми для отражения денежных активов, материальных ценностей, взаиморасчетов с сотрудниками и т. д.

Закрытие проводок по счетам 90, 91, 99 в конце месяца

В рамках субсчетов первых двух указанных статей, относящихся как к активной, так и к пассивной категории, к окончанию периода накапливается результирующий показатель, выступающий следствием хозяйственной деятельности организации.

Для расчета итога применяется методика сравнения оборотов по дебету и кредиту — в ситуациях, когда первое значение оказывается выше второго, для отражения используется К90.9, поскольку на момент завершения на счете 90 не должно быть остатков. Возвращаясь к приведенному примеру, для оформления использовалась бы следующая структура:

Д	К	Описание	Сумма, т. р.	Документ
99	90.9	Отражение убытка (3022—1062)	1 960	Бухгалтерская справка

Схожим образом рассчитываются и результаты по 91. После этого остатки по обеим статьям должны быть отражены на счете 99, используемом для демонстрации накопительного итога, и подлежащем ежегодному закрытию, которое осуществляется в последний день отчетного временного интервала.

Д	К	Операция
90.9	99	Прибыль осн.
99	90.9	Убыток осн.
91.9	99	Прибыль проч.
99	91.9	Убыток проч.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Работа с затратными статьями

В рамках программного продукта 1С: Бухгалтерия стандартная обработка, предназначенная для выполнения рассматриваемой процедуры, помещена в раздел «Операции», и объединяет сразу несколько последовательно реализуемых алгоритмов. Итогом запуска становится финансовый показатель, сформировавшийся в результате работы предприятия. При этом в рамках третьего блока цикла содержится комплекс интегрированных регламентов, определяющих, какие счета бухгалтерского учета затрат закрываются ежемесячно.

Оформление сч. 20 «Основное производство»

При наличии определенных факторов, таких как отсутствие реализационной выручки или незавершенность производственных процессов, нормальным считается оставление в незакрытом виде данной статьи перед завершением месяца. В случаях, когда операция все же реализуется, она может корреспондировать как с 90.02 и 90.08 (при профиле, ориентированном на оказание услуг), так и с 43 (если осуществляется выпуск товаров, в итоге отражаемый на 90.02 после их фактической реализации). Распределение напрямую зависит от настроек, установленных для списка прямых расходов компании (раздел «Главное», пункт «Налоги и отчеты»).

Стоит отметить, что в рамках законодательных положений, закрепленных в Налоговом кодексе, отсутствует точный расходный реестр, который был бы универсальным для любой организации. При первом нажатии ссылки система автоматически предлагает заполнить указанный раздел в соответствии с регламентом, определенным в ст. 318 НК. Выполнив нужные действия, следует повторно проверить, какие счета должны закрыться при закрытии месяца по затратам (прямые — 90.02, косвенные — 90.08), и в случае необходимости внести актуальные корректировки.

Оформление сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Статья применяется для отражения трат предприятия, фактически не связанных с производственными процессами, и возникающих в связи с осуществлением административной и управленческой деятельности. То есть, в данном случае речь идет об арендной плате, амортизации офисного оборудования, зарплате сотрудников бухгалтерии, и т. д. При этом обязательным условием выступает соблюдение принципа, при котором по итогам периода затраты относятся на финансовые результаты, а конечное сальдо становится нулевым.

Для закрытия 26 счета, в бухучете применяется уже упомянутый метод директ-костинга (включение в себестоимость продаж по сч. 90). Также допускается разнесение по 20, 23 и 29 статьям, то есть фактическая интеграция в структуру первичной стоимости изготовленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.

Настройка способа в программном продукте размещена в разделе «Главное», пункт «Учетная политика». Для предприятий, предпочитающих не использовать подход, соответствующий концепции директ-костинга, в процессе установки обязательным условием является переход по ссылке «Методов распределения» с указанием, что косвенные расходы должны быть отнесены к производственной категории.

Чтобы понять специфику отражения по 26 счету в рамках налогового учета, достаточно воспользоваться колонкой «Виды», доступной в справочном разделе «Статьи затрат». Так, к примеру, если для одного из видов стоит отметка о невключении в общую структуру, в декларации по налогу на прибыль он также не будет отражен. При этом затратные категории, относящиеся к типу «Страховые взносы», указываются в стр. 041 второго приложения Листа 02, а «Материальные» позиции увеличивают итоговое суммовое значение стр. 040.

Закрытие сч. 44 «Расходы на продажу»

В данном случае речь идет о затратах, так или иначе связанных с реализацией продукта. К их числу можно отнести оплату аренды коммерческих площадей, рекламные инвестиции, зарплату менеджеров, и т. д. Конфигурация «1С: Бухгалтерия» предусматривает автоматическую проводку на 90.07, то есть определение в качестве коммерческих издержек.

Программный продукт настроен по умолчанию, и не требует дополнительной настройки со стороны пользователя, однако в конце периода может оказаться, что после выполнения цикла на счете сохранился остаток. Подобные ситуации связаны с наличием нормируемых трат — как правило, представительского, транспортного или рекламного характера.

Закрытие сч. 25 «Общепроизводственные расходы»

При рассмотрении специфики 26 счета уже упоминалось, что он может либо распределяться, либо полностью списываться по 90.08. В свою очередь, статья затрат, применяемая для дифференциации убытков, связанных с обслуживанием основных и вспомогательных производственных ресурсов, предусматривает только лишь распределение, порядок которого определяется исходя из критериев политики бухгалтерского учета. Как правило, ее использование обуславливается масштабами структуры предприятия, то есть количеством подразделений и бизнес-процессов.

Рассмотрим наглядный пример разнесения затрат, актуальный для 25 счета. Допустим, что операционная деятельность организации в отчетном периоде привела к образованию следующих видов расходов:

Зарплата персонала — 100 тысяч рублей.

Арендная плата за использование помещения производства — 150 тыс.

Амортизационные начисления по оборудованию — 50 т. р.

Таким образом, суммарные общепроизводственные траты составляют 200 000 руб. В ситуации, когда предприятие выбрало учетную политику, согласно которой распределение осуществляется по подразделениям напрямую, применяются фактические показатели каждого из них. Если у отдела №1 затраты составили 75, а у №2 — 90, то есть совокупная сумма составляет 165 тыс. руб., применяется метод расчета пропорционального соотношения. В первом случае получается 75/165х100=45%, следовательно, на долю второго приходится 55%. Исходя из этого, остается только разнести общую расходную величину, которая составит 90 (200*45%) и 110 (200*55%) тысяч рублей соответственно.

Заключение

Взаимодействие с программным продуктом 1С на практике оказывается не столь сложным, как может показаться на первый взгляд. Понимая, что значит «закрыть счет» в бухучете, распределить суммы с итоговым перемещением сначала на 90 и 91, а затем и на 99 статью, не составит особого труда. Дополнительно упростить учетные процедуры, а также избежать технических ошибок, связанных с отражением показателей, позволяют комплексные мобильные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс». Оптимизация производственных бизнес-процессов повышает эффективность управления предприятием, и способствует дальнейшему развитию в выбранном направлении.

Источник