Проводка по остаткам неизрасходованных подотчетных сумм

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

• руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
• в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

ВАЖНО! Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ.

Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

• до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
• по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
• при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

• сотрудником добровольно были возвращены средства;
• сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

• через расходование части резерва сомнительных долгов;
• через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

• Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
• Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
• Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
• Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
• Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
• Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
• Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
• Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Источник

Проводка по остаткам неизрасходованных подотчетных сумм

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Операции по дебету счета

Выданы из кассы денежные средства в подотчет

расходный кассовый ордер (ф. N КО-2)

Выданы подотчетным лицам денежные документы (почтовые марки, билеты и др.)

ведомость на выдачу денежных документов и т.п.

Перечислены авансы подотчетным лицам, находящимся за пределами организации

Выданы в подотчет чековые книжки

ведомость выдачи чековых книжек

Получены в подотчет работниками обособленного подразделения центральной кассы головной организации по доверенности денежные средства и денежные документы (в бухгалтерии обособленного подразделения). Одновременно в бухгалтерии головной организации: дебет счета 79, кредит счета 50

копия расходного кассового ордера, авизо

Получены в подотчет работником головной организации в операционных кассах обособленных подразделений наличных и денежных документов (в центральной бухгалтерии). Одновременно в обособленном подразделении: дебет счета 79, кредит счета 50

копии расходных кассовых ордеров, авизо

Получены в подотчет лимитированные чековые книжки представителями обособленных подразделений (в центральной бухгалтерии)

ведомость выдачи чековых книжек

Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с их переходом из одного обособленного подразделения в другое

Зачислена в подотчет продавцам полученная выручка за проданную продукцию на продовольственном рынке (торговля с машин, лотков и т.п.) (при использовании в расчетах с материально ответственными лицами счета 71)

товарный отчет продавца и др. уполномоченных лиц

Отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте

Операции по кредиту счета

Списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) (без использования счета 15):

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

— оборудования к установке

— внеоборотных активов (машин, оборудования, взрослых животных, нематериальных активов и т.п.)

— животных для выращивания и откорма, служебных собак

Списана задолженность с подотчетных лиц при принятии к учету материальных ценностей (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) с применением счета 15

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным активам и оплаченным расходам подотчетными лицами

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Списаны подотчетные суммы по расходам, относимым к обычной деятельности организации:

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

— основному и вспомогательному производству

— на общепроизводственные и общехозяйственные нужды

— по исправлению допущенного брака

— расходы обслуживающих производств

— расходы коммерческого характера (реклама, содержание торговых точек, ларьков, магазинов и т.п.)

— расходы, относящиеся к отгрузке продукции и товаров, выручка от продажи которых не может быть признана в момент отгрузки (например, экспортные операции)

— работы, относимые к расходам будущих периодов

Списана задолженность подотчетных лиц по принятым к учету товарам

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Возвращены подотчетные суммы в кассу

приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)

Возвращены денежные документы

ведомости оприходования денежных документов

Сдана выручка в кассу за реализованную продукцию на продовольственном рынке

приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)

Возвращены подотчетные суммы в безналичном порядке

Сдана выручка, полученная от продажи продукции на продовольственном рынке инкассаторам банков; переведена выручка через почту и т.п.

квитанции инкассации и почтовых отделений

Оплачена через подотчетных лиц задолженность поставщикам

квитанции к приходному кассовому ордеру

Удержаны подотчетные суммы из оплаты труда работника

расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49), расчетная ведомость (ф. N Т-51)

Отнесена на расчеты с персоналом задолженность по подотчетным суммам (незаконные расходы из выручки, недостачи выручки от продажи на продовольственном рынке; расходы по предъявленным оправдательным документам и т.п.)

приказ руководителя, утвержденные авансовые отчеты

Возвращены чековые книжки

ведомость оприходования чековых книжек

Оплачены услуги прочих кредиторов за счет подотчетных сумм

корешок квитанции приходного кассового ордера, авансовый отчет (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Списана с заведующего столовой сельхозорганизации стоимость блюд, отпущенных по талонам

отчеты материально ответственных лиц столовой с приложением документов

Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с переводом их из одного обособленного подразделения в другое

приказ о переводе работников

Списана на финансовые результаты задолженность по подотчетным суммам, нереальным для взыскания

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17), приказ руководителя

Оплачены за счет подотчетных сумм расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (кроме продукции, товаров и животных)

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Начислены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте

Отражаются не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы

Оплачены через подотчетных лиц расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Источник