Проводка по обучению персонала

Расходы на обучение сотрудников: оформляем и отражаем в бухгалтерском и налоговом учете

Как может проводиться обучение

Обучение сотрудников может проводиться по-разному:

• собственными силами организации (внутреннее обучение). Например, обучение тайм-менеджменту отделом обучения персонала, работники которого получают зарплату. Необходимости в отдельном учете такого обучения не возникает;
• в организации, не имеющей образовательной лицензии, или приглашенным лектором в частном порядке. Такие мероприятия проходят, как правило, в виде лекции, семинара или вебинара.
• в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии. Это могут быть, к примеру, курсы повышения квалификации. Причем такое обучение может проводиться в виде очно-заочной, вечерней формы или в виде дистанционного обучения (ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

На учете обучения сотрудников с помощью двух последних вариантов мы и остановимся.

Кто имеет право обучаться

Статьей 197 ТК РФ предусмотрено, что у сотрудников есть право на подготовку и дополнительное профессиональное образование. Это право реализуется путем заключения договора между сотрудником и работодателем.

Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию сотрудников прописаны в ст. 196 ТК РФ. Необходимость обучения сотрудников для собственных нужд определяет работодатель.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование сотрудников, если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности.

К примеру, обязательное повышение квалификации должны проходить аудиторы. Это прямо предусмотрено в Федеральном законе от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». При этом для налогового учета расходов обучаться за счет работодателя могут (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ):

• сотрудники, с которыми заключен трудовой договор;
• потенциальные сотрудники, которые по договору должны не позднее трех месяцев после обучения заключить трудовой договор с организацией и отработать в ней не менее одного года.

Если трудовой договор между указанным лицом и организацией был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия или не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, то сумму затрат, потраченных организацией на обучение, надо восстановить путем отражения ее в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Исключением из этого может быть расторжение договора по не зависящим от воли сторон обстоятельствам, приведенным в ст. 83 ТК РФ, в частности:

• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном законодательством РФ.

Отметим, что трудовое законодательство не содержит исчерпывающего перечня уважительных причин досрочного расторжения трудового договора, поэтому вопрос о том, является ли указанная работником причина уважительной или нет, должен решаться в каждом отдельном случае с учетом конкретных обстоятельств (Письмо Минтруда России от 18.10.2017 № 14-2/В-935).

Во избежание возможных споров лучше прописывать уважительные причины для увольнения непосредственно в соглашении об обучении (Письмо Роструда от 18.10.2013 № 852-6-1).

Какими документами подтвердить расходы на обучение

Для подтверждения расходов на обучение в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии, для бухгалтерского и налогового учета нужны следующие документы (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Этот приказ может быть оформлен только на того сотрудника, который должен получить в процессе обучения соответствующие имеющимся или предполагаемым после окончания обучения трудовым обязанностям навыки и знания;
• договор на обучение с российской образовательной организацией, предусматривающий обучение по основным программам профессионального обучения или дополнительным профессиональным программам (ч. ч. 3, 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Такой договор должен быть заключен именно работодателем.

Если договор заключил работник, то компенсация стоимости такого обучения не включается в расходы на обучение (письма Минфина России от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562 и от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Сведения о видах и уровне образования можно увидеть в приложении к лицензии, которая должна быть у вуза (ст. 91 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Поэтому желательно иметь копию лицензии (особенно, если ее номер не указан в договоре на обучение), а также учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений.

Если сотрудники обучаются в иностранном образовательном учреждении, то для подтверждения в целях налогообложения расходов организации на обучение сотрудника необходимо наличие договора об оказании услуг по обучению, заключенного с иностранным образовательным учреждением (Письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121);

• документ о прохождении обучения или его этапа. Это может быть справка образовательной организации, копия диплома, сертификата, акт об оказании образовательных услуг.

Документы, подтверждающие расходы на обучение, организация обязана хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с яалогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Расходы на обучение сотрудников в бухгалтерском учете

В бухучете затраты на обучение можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и учитывать в составе общехозяйственных расходов организации на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Бухгалтерские проводки будут следующие:

• Дебет 26 Кредит 60 — отражены расходы на обучение;
• Дебет 60 Кредит 51 (50) — погашена кредиторская задолженность, возникшая в связи с проведением обучения.

Как учесть обучение сотрудников в целях налогообложения

Для налога на прибыль и при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» можно учесть расходы на любое профессиональное образование сотрудников, если оно не только подтверждено документально, но и осуществлено в интересах организации (п. 3 ст. 264 и пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502).

Повышение квалификации, участие в профессиональном семинаре или вебинаре, профессиональная переподготовка, оплата высшего образования в организации, имеющей лицензию на образовательную деятельность, — это все расходы на обучение (ч. ч. 3, 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Если же оплачено участие сотрудников в семинаре или вебинаре, организованном организацией, не имеющей образовательной лицензии, или проведенном лектором в частном порядке, то компания такие затраты может учесть в целях налогообложения прибыли, но в составе прочих расходов (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для этого нужно наличие договора, плана семинара или вебинара, акта оказанных услуг по проведению мероприятия или акта об оказании информационных или консультационных услуг (Письмо УФНС России по Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987).

При этом не признаются расходами на обучение сотрудников расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Если обучение оплачено авансом, то сразу уменьшить налогооблагаемую базу нельзя (п. 14 ст. 270 НК РФ). Учитывать такие расходы надо по окончании всего обучения или его этапа на основании документа, подтверждающего прохождение сотрудником обучения (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Окончанием обучения следует считать дату распорядительного акта организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отчислении обучающегося из этой организации (Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 03-03-06/1/21364).

Затраты на выплату стипендии по ученическому договору можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их возникновения, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 и пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).

При этом принять расходы по выплате стипендии учащимся, не принятым в организацию по окончании обучения, для целей налогообложения прибыли нельзя (письма Минфина России от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275, от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188). Кроме того, оплата обучения сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 18.01.2018 № 03-04-05/2319, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы на проезд к месту обучения и обратно — это не расходы на обучение

Расходы организации по оплате сотруднику проезда к месту обучения и обратно для целей налогообложения прибыли относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Для признания этих расходов не имеет значения, соответствует ли специальность, которую получает сотрудник в процессе обучения, его трудовым обязанностям или нет (Письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).

При этом работодатель только один раз в год оплачивает проезд до места обучения и обратно сотруднику, который успешно обучается по аккредитованной образовательной программе заочно, в следующем размере:

• при обучении в образовательной организации высшего образования (программы бакалавриата, специалитета или магистратуры) — полную стоимость проезда (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ);
• при обучении в профессиональной образовательной организации (программы среднего профессионального образования) — 50% стоимости проезда (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Компенсации подлежит оплата проезда, даже если сотрудник присоединил к учебному отпуску ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ, Письмо Минфина России от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24). Также для целей налогообложения учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций сотрудникам на время учебных отпусков, которые предоставляются им в рамках трудового законодательства (письма Минфина России от 19.03.2018 № 03-03-07/16735, от 21.08.2017 № 03-03-06/1/53351, от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23694).

Такие гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ). Кроме того, если организация компенсирует работнику расходы на проезд до места обучения и обратно, такая компенсация освобождена от НДФЛ и страховых взносов, но только один раз в учебном году (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 и ч. 3 ст. 174 ТК РФ, п. 3 ст. 217 и пп. 2 и 10 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Письмо Минфина России от 01.09.2015 № 03-04-06/50182).

Как видим, для бухгалтерского и налогового учета расходов на обучение сотрудников не имеет значения, является учебное заведение государственным или нет.

Наличие государственной аккредитации у учебного заведения также не является обязательным условием для признания затрат на обучение в расходах.

Главное для отражения затрат на обучение сотрудников, как и для всех других расходов — это заинтересованность в них организации (экономическая оправданность) и первичные подтверждающие документы.

Источник

Сотрудник учреждения идет учиться на курсы повышения квалификации. Что должен знать бухгалтер

эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы

Кто может учиться за счет работодателя, как отразить обучение работника в табеле и как учесть расходы

Дополнительное профессиональное образование — это право сотрудника

Работник любой организации имеет право на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ). Такие программы:

• позволяют профессионально развиваться;
• приближают квалификацию работника к меняющимся условиям профессиональной деятельности;
• помогают приобрести новые знания, соответствующие современным требованиям законодательства.

Обучать работников — это обязанность работодателя

Работодатель обязан обучать работников определенных видов деятельности.

Обязанность проводить обучение по программам дополнительного профессионального образования означает, что оплачивает курсы повышения квалификации или профессиональной переподготовки работодатель.

Необходимость направлять работников на такие курсы закреплена федеральными законами и нормативными правовыми актами:

• Статья 9 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» устанавливает принцип профессионализма заказчика. Это означает, что в сфере закупок должны работать квалифицированные специалисты, обладающие актуальными теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Требования к образованию и обучению работников контрактной службы, контрактного управляющего определены профессиональными стандартами:

• «Специалист в сфере закупок», «Эксперт в сфере закупок», утв. Приказами Минтруда России от 10.09.2015 № 625н, № 626н.

Работники контрактной службы, контрактный управляющий, имея и высшее образование, и среднее профессиональное образование, должны обучаться по программам повышения квалификации или программам профессиональной переподготовки в сфере закупок. Повышать квалификацию специалистам по закупкам нужно не реже чем раз в три года (Письмо Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015).

• Профстандарт «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н) предусматривает, что:

• главный бухгалтер должен проходить курсы по программам повышения квалификации в объеме не менее 120 часов за три последовательных календарных года, но не менее 20 часов в каждый год;
• бухгалтер и главный бухгалтер, имеющие непрофильное образование, должны пройти программы профессиональной переподготовки.

Профессиональные стандарты в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, применяют государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия, государственные внебюджетные фондыи, государственные корпорации, компании и хозяйственные общества (Постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584).

• Статья 225 Трудового кодекса «Обучение в области охраны труда»закрепляет, что все работники и руководители организаций обязаны проходить обучение по охране труда.

В обучающих организациях знания по охране труда должны получать:

• руководители организаций;
• заместители руководителя, курирующие вопросы охраны труда;
• заместители главных инженеров по охране труда;
• специалисты, осуществляющие организацию, руководство и проведение работ на рабочих местах и технический надзор за проведением работ;
• специалисты служб охраны труда, работники, на которых возложены обязанности организации работы по охране труда, члены комиссий по проверке знаний требований охраны труда.

Рекомендуем статью «Главные вопросы про обучение по охране труда. Отвечают эксперты» — узнаете, з ачем проходить обучение по охране труда, кто и где должен обучиться от организации, есть ли штрафы и кого сделать ответственным за охрану труда.

Как направить работника на курсы повышения квалификации

Именно работодатель определяет необходимость дополнительного профессионального образования работника. Это связано с оплатой курсов повышения квалификации и профессиональной подготовки.

Трудовым законодательством и нормативными правовыми актами не предусмотрена возможность компенсации, если работник только по своей инициативе, без согласования с работодателем прошел обучение.

Направляя работников на курсы повышения квалификации, работодателю нужно:

1. Издать приказ о направлении сотрудника на обучение.
2. Заключить договор с обучающей организацией.

Важно: обучающая организация должна иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности.

Обучение на курсах повышения квалификации и профессиональной подготовки может проходить без отрыва или с отрывом от работы.

Вариант 1: обучение с отрывом от работы

Если работодатель направляет работника на дополнительное профессиональное обучение с отрывом от работы, за ним сохраняются место работы, должность и средняя заработная плата по основному месту работы (ст. 187 ТК РФ). Работники при обучении в другом городе получают возмещение командировочных расходов (ст. 168 ТК РФ):

• на проезд;
• на наем жилого помещения;
• дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Вариант 2: обучение без отрыва от работы

В этом случае подойдут онлайн-курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки. Это современный способ оказания образовательных услуг, который экономит и время работника, и деньги работодателя. Получать актуальные знания, обучаясь онлайн, можно и на рабочем месте, и в любое удобное время.

Как отразить повышение квалификации в табеле

Период прохождения курсов с отрывом от производства надо обозначить в табеле учета использования рабочего времени ф. 0504421.

В Приказе от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» нет буквенного кода, обозначающего обучение на курсах повышения квалификации. Но учреждение вправе ввести дополнительный код к применяемым условным обозначениям и закрепить его в учетной политике:

• например, буквенным кодом ПК можно обозначать в табеле отсутствие работника, обучающегося на курсах.

Может ли работник отказаться от повышения квалификации?

В принципе может, но если результаты аттестации, которую проводит работодатель, покажут, что квалификация работника недостаточна, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Прекращение работником учебы на курсах без уважительной причины можно расценить как прогул.

Условие об авансировании в договоре с обучающей организацией

Учреждения могут заключать договоры, предусматривающие авансовые платежи. Требования к размерам авансовых платежей установлены в пп. 18–19 «Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета», утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.12.2017 № 1496.

• Получатели средств федерального бюджета при заключении договоров (государственных контрактов) об обучении на курсах повышения квалификации, о прохождении профессиональной переподготовки могут предусматривать авансовый платеж до 100% суммы договора.
• Казенные учреждения субъектов РФ и муниципальные учреждения при заключении контрактов об оказании услуг, предусматривающих авансовые платежи, должны соблюдать требования нормативно-правовых актов субъектов РФ и муниципальных правовых актов.
• Автономные и бюджетные учреждения соблюдают условия авансирования, установленные для получателей бюджетных средств.

Если на уровне субъектов РФ или муниципалитетов не установлено ограничение на размер авансовых платежей, то можно применять п. 18 Постановления Правительства Российской Федерации № 1496. Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 19.02.2020 № 09-07-10/11597. Поэтому в договоре с обучающей организацией может быть пункт об авансировании, на который нужно ссылаться при оплате образовательной услуги.

Учет расходов на повышение квалификации работников

Обучение сотрудника нужно оплачивать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

В бухучете и отчетности расходы на повышение квалификации отражаются по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н и п. 10.2.6 Порядка № 209н).

В бухгалтерском учете расходы по обучению сотрудников на курсах повышения квалификации оформляются проводками:

• Перечислен аванс за обучение сотрудника:

Дт 0 206 26 56X Кт 0 201 11 610

• Отражены расходы на обучение сотрудника:

Дт 0 109 X0 226 Кт 0 302 26 73X

Дт 0 401 20 226 Кт 0 302 26 73X

Дт 0 302 26 83X Кт 0 206 26 66X

К договору об обучении для подтверждения факта оказания услуг между образовательной организацией и учреждением должен быть составлен и подписан акт:

• форма акта об оказании услуг может быть любой, законодательством она не установлена;
• акт должен содержать обязательные для первичных учетных документов реквизиты, а также дату и номер договора оказания образовательных услуг.

Сроки подписания акта устанавливаются в договоре. В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании, который получает сотрудник по окончании курсов:

• Удостоверение о повышении квалификации.
• Диплом о профессиональной переподготовке.

Источник