Приобретено топливо подотчетным лицом проводка

Покупка бензина через подотчётное лицо в 1С: БГУ редакции 2.0

В связи с большим количеством вопросов по учету бензина продолжим о нем разговор. Раннее мы рассмотрели вопрос о безвозмездном поступлении ГСМ в бюджетное учреждение. Сегодня поговорим о другом способе, не часто используемом в настоящее время. А именно – о покупке ГСМ через подотчётное лицо. Сразу рассмотрим как отражаются данные операции в программном продукте 1С: БГУ редакции 2.0.

Обычно ГСМ закупается у поставщиков топлива, но бывают случаи незапланированной ранее покупки.

По условиям примера договор с поставщиком топлива находится на согласовании с учредителем. В это время возникла необходимость поездки на автобусе, и принято решение сделать закупку бензина через подотчётное лицо из внебюджетных средств.

Для того чтобы отразить обязательства на счетах санкционирования, добавляем элемент в справочник «Договоры и обязательства».

Выбираем вид договора «Иное основание обязательства», поле «Контрагент» не заполняем.

После сохранения переходим к созданию документа «Регистрация обязательства». Его можно создать из меню «Планирование и санкционирование».

Однако гораздо удобнее воспользоваться вводом на основании из справочника «Договоры и обязательства».

При этом в шапке документа автоматически заполняется поле «Договор». Проверяем дату документа и выбираем лицевой счёт.

На закладке «Внебюджетные средства» указываем коды бюджетной классификации и период плана; раздел лицевого счёта подставляется программой в зависимости от КФО. Вносим сумму обязательства.

На закладке «Бухгалтерская операция» доступна единственная операция – «Регистрация обязательств». Она установлена по умолчанию.

Из проведённого документа можно распечатать бухгалтерскую справку.

Переходим к созданию документа «Заявление на выдачу аванса».

В табличной части указываем коды бюджетной классификации; сумма заполняется из шапки.

Единственная доступная операция «Принятие денежных обязательств по выплате подотчётному лицу» подставлена по умолчанию.

Проведённый документ выполняет две функции: формирует проводки и позволяет получить печатную форму заявления.

Предположим, что денежные средства перечислены сотруднику на его банковскую карту. Оформить в программе этот факт можно разными документами, например, «Кассовое выбытие».

Заполняем шапку документа. Важно правильно заполнить поле «Кор.счёт» – «208.00 Расчёты с подотчётными лицами». Контрагент – подотчётное лицо. В качестве договора выбираем элемент справочника, созданный ранее.

На закладке «Реквизиты документа» указываем сумму перечисления. Заносим данные платёжного документа и назначение платежа.

На закладке «Расшифровка платежа» проставляем коды бюджетной классификации.

Выбираем бухгалтерскую операцию и счёт кредита.

После проведения доступна для печати бухгалтерская справка.

Факт покупки бензина отражаем документом «Поступление МЗ».

В шапке необходимо выбрать вид поступления – «Прочее поступление». Отправитель – это подотчётное лицо, выбирается из справочника «Контрагенты». Получатель – из справочника «Центры материальной ответственности» (сотрудник + место хранения). В нашем примере это один и тот же человек.

На закладке «Материальные запасы» выбираем номенклатуру. Нюансы по созданию номенклатуры мы рассмотрели в предыдущей статье. Счёт учёта и КЭК подставляются автоматически из карточки номенклатуры. Проставляем КФО, КПС, количество литров и сумму.

Важно правильно выбрать бухгалтерскую операцию – «Поступление от подотчётных лиц». При этом автоматически подставляется счёт расчётов 208.34, остаётся указать КПС.

Обратите внимание, что денежное обязательство уже не проводится. Мы сделали его в документе «Заявление на выдачу аванса». Документ «Поступление МЗ» формирует только проводки по поступлению материалов.

Программа 1С: БГУ 2.0 позволяет оформить авансовый отчёт, создать его можно разными способами. Например, на основании заявления.

При этом часть данных заполняется автоматически.

На закладке «Аванс» указываем количество приложений, а также добавляем в таблицу документ, по которому сотрудник получил подотчётную сумму. В нашем примере это «Кассовое выбытие».

На закладке «Израсходовано» ставим флаг в поле «Документ», чтобы программа позволила выбрать из списка созданный нами документ «Поступление МЗ».

Типовая операция «Расходы подотчётного лица» проставлена по умолчанию.

После сохранения документ доступен для просмотра и редактирования в разделе «Денежные средства».

Правильное и аккуратное заполнение всех документов позволяет получить печатную форму авансового отчёта, которую остаётся только подписать всем участникам документооборота.

Документ «Авансовый отчёт» может формировать проводки, но в нашем примере все проводки уже сделаны ранее. Поэтому в списке авансовых отчётов пиктограмма «ДтКт» будет серой даже в том случае, если документ проведён.

Автор статьи: Анна Власова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).

Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, ребование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

• лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
• совместители;
• лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

• в наличной форме:

• из кассы предприятия;

• в безналичной форме:

• на карту подотчетного лица;
• на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Дт

Кт

Описание операции

Первичные документы

Выдача денег под отчет из кассы предприятия

Расходный кассовый ордер

Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету

Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы

10, 15, 41, 07, 08, 11

Оприходованы матценности на основании авансового отчета

Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица

Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание

Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы

Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо

Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы

Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом

Первичные документы, подтверждающие расходы

Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия

Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1 . Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла

Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ

Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.

Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку

Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ

Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия

Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов

Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу

ПКО № 214 от 15.09.20ХХ

См. также:

Итоги

В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.

Источник

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.

К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

• днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
• расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
• суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Источник