Оприходованы материалы закупленные подотчетным лицом проводка

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Операции по дебету счета

Выданы из кассы денежные средства в подотчет

расходный кассовый ордер (ф. N КО-2)

Выданы подотчетным лицам денежные документы (почтовые марки, билеты и др.)

ведомость на выдачу денежных документов и т.п.

Перечислены авансы подотчетным лицам, находящимся за пределами организации

Выданы в подотчет чековые книжки

ведомость выдачи чековых книжек

Получены в подотчет работниками обособленного подразделения центральной кассы головной организации по доверенности денежные средства и денежные документы (в бухгалтерии обособленного подразделения). Одновременно в бухгалтерии головной организации: дебет счета 79, кредит счета 50

копия расходного кассового ордера, авизо

Получены в подотчет работником головной организации в операционных кассах обособленных подразделений наличных и денежных документов (в центральной бухгалтерии). Одновременно в обособленном подразделении: дебет счета 79, кредит счета 50

копии расходных кассовых ордеров, авизо

Получены в подотчет лимитированные чековые книжки представителями обособленных подразделений (в центральной бухгалтерии)

ведомость выдачи чековых книжек

Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с их переходом из одного обособленного подразделения в другое

Зачислена в подотчет продавцам полученная выручка за проданную продукцию на продовольственном рынке (торговля с машин, лотков и т.п.) (при использовании в расчетах с материально ответственными лицами счета 71)

товарный отчет продавца и др. уполномоченных лиц

Отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте

Операции по кредиту счета

Списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) (без использования счета 15):

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

— оборудования к установке

— внеоборотных активов (машин, оборудования, взрослых животных, нематериальных активов и т.п.)

— животных для выращивания и откорма, служебных собак

Списана задолженность с подотчетных лиц при принятии к учету материальных ценностей (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) с применением счета 15

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным активам и оплаченным расходам подотчетными лицами

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Списаны подотчетные суммы по расходам, относимым к обычной деятельности организации:

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

— основному и вспомогательному производству

— на общепроизводственные и общехозяйственные нужды

— по исправлению допущенного брака

— расходы обслуживающих производств

— расходы коммерческого характера (реклама, содержание торговых точек, ларьков, магазинов и т.п.)

— расходы, относящиеся к отгрузке продукции и товаров, выручка от продажи которых не может быть признана в момент отгрузки (например, экспортные операции)

— работы, относимые к расходам будущих периодов

Списана задолженность подотчетных лиц по принятым к учету товарам

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Возвращены подотчетные суммы в кассу

приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)

Возвращены денежные документы

ведомости оприходования денежных документов

Сдана выручка в кассу за реализованную продукцию на продовольственном рынке

приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)

Возвращены подотчетные суммы в безналичном порядке

Сдана выручка, полученная от продажи продукции на продовольственном рынке инкассаторам банков; переведена выручка через почту и т.п.

квитанции инкассации и почтовых отделений

Оплачена через подотчетных лиц задолженность поставщикам

квитанции к приходному кассовому ордеру

Удержаны подотчетные суммы из оплаты труда работника

расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49), расчетная ведомость (ф. N Т-51)

Отнесена на расчеты с персоналом задолженность по подотчетным суммам (незаконные расходы из выручки, недостачи выручки от продажи на продовольственном рынке; расходы по предъявленным оправдательным документам и т.п.)

приказ руководителя, утвержденные авансовые отчеты

Возвращены чековые книжки

ведомость оприходования чековых книжек

Оплачены услуги прочих кредиторов за счет подотчетных сумм

корешок квитанции приходного кассового ордера, авансовый отчет (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Списана с заведующего столовой сельхозорганизации стоимость блюд, отпущенных по талонам

отчеты материально ответственных лиц столовой с приложением документов

Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с переводом их из одного обособленного подразделения в другое

приказ о переводе работников

Списана на финансовые результаты задолженность по подотчетным суммам, нереальным для взыскания

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17), приказ руководителя

Оплачены за счет подотчетных сумм расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (кроме продукции, товаров и животных)

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Начислены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте

Отражаются не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы

Оплачены через подотчетных лиц расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами

авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы

Источник

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.

К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Источник

ТИПОВЫЕ ПРОВОДКИ

Содержание хозяйственной операции

Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы

Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета

Выданы под отчет денежные средства с валютного счета

Выданы под отчет денежные средства со специального счета в банке

Подотчетные лица получили средства от других организаций

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)

Подотчетные лица головного отделения организации получили средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)

Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили средства от головного отделения организации (в учете филиала)

Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности

Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих доходов

Содержание хозяйственной операции

Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой оборудования

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов

Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой и содержанием животных

Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании счета 15)

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомогательного производства

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы

Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы

Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслуживающего производства

Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами

Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции), учтены в расходах на продажу

Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на расчетный счет

Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на валютный счет

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на специальный счет в банке

До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы

Подотчетное лицо головного отделения организации оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)

Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению организации (в учете филиала)

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом получения прочих доходов

Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих расходов

Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций

Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно

Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как расходы будущих периодов

Цитата дня

Лично заявляю, что в 2021 году планируется вводить новые правила. Если Минфин, Госдума и власти одобрят наше предложение, то уже в ближайшие месяцы будет введён режим согласно так называемой контрольно-кассовой технике, которая в свою очередь будет исчислять налоги прямиком в ФНС.

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе важных изменений бухучета, узнайте много нового от экспертов журнала и получайте самую полезную бухгалтерскую информацию.

Подписываясь, Вы соглашаетесь получать полезные рассылки на Вашу электронную почту.

Источник